Sentobib – Términos y Condiciones

Nota: La versión inglesa de estos términos y condiciones es la versión jurídicamente vinculante. Esta traducción se facilita únicamente a título informativo.

Artículo 1: Definiciones

• “Cliente”: la persona física o jurídica, las sociedades sin personalidad jurídica, así como su representante, agente autorizado o empleado, que ha suscrito o desea suscribir un acuerdo con Sentobib.
• “Encuestado”: la persona que completa una encuesta de una biblioteca.
• “Sentobib”: el nombre del proyecto de investigación para bibliotecas, facilitado por Sento Group BV (“Sento”).
• “Acuerdo(s)”: todos los acuerdos utilizados por Sento Group BV en relación con el Cliente, a los que se aplican estas Condiciones Generales.
• “Uso”: el uso acordado con el Cliente de cuestionarios digitales, espacio web, espacio de base de datos, materiales de comunicación y todos los demás servicios y productos proporcionados por Sentobib.

Artículo 2: Disposiciones generales

Las presentes condiciones generales (“Condiciones Generales”) se aplican tanto a la prestación de servicios como a la venta de bienes por parte de Sento Group BV, en adelante denominada “Sento”.

Al realizar el pedido, las Condiciones Generales se consideran aceptadas íntegramente y sin reservas por parte del Cliente. Las Condiciones Generales y cada Acuerdo específico constituyen el acuerdo completo y único entre las partes y sustituyen a todos los acuerdos, propuestas, promesas, arreglos o comunicaciones anteriores, orales o escritos, relacionados con el objeto del Acuerdo específico. Las condiciones generales del Cliente no se aplican. La obligación de Sento de entregar los servicios o productos pedidos por el Cliente al precio determinado por Sento constituye la obligación principal del Acuerdo.

Las Condiciones Generales han sido redactadas principalmente en inglés. La versión inglesa es el acuerdo de referencia. Para la comodidad del Cliente, estas Condiciones Generales han sido traducidas al neerlandés, francés, alemán, español e italiano. Estas versiones traducidas no son de referencia ni vinculantes; no se pueden derivar derechos de ellas, incluso en caso de errores de traducción. En caso de conflicto entre la versión inglesa y una versión traducida, la versión inglesa prevalecerá siempre, incluidos los anexos y la tabla de precios.

Artículo 3: Duración y terminación

Salvo acuerdo contrario entre las partes, el Acuerdo se suscribe por un período de 1 año desde la fecha de inicio del Acuerdo.

El plan Member gratuito no implica facturación automática. El acceso permanece válido durante seis (6) meses desde la activación de la encuesta. Al final de este período, el acceso se termina automáticamente, a menos que la biblioteca elija cambiar a un plan de pago. La biblioteca también puede terminar su participación anticipadamente en cualquier momento a través de la plataforma.

La rescisión unilateral por parte del Cliente no da lugar a ningún reembolso ni compensación de ningún tipo por los pagos ya realizados o aún pendientes. Si el Acuerdo se rescinde, los créditos de Sento contra el Cliente se vuelven inmediatamente exigibles y todos los importes ya facturados y pendientes de facturar siguen siendo exigibles, sin ninguna obligación de restitución.

Una cuenta por biblioteca. Cada biblioteca solo puede tener una cuenta Member activa. La creación de múltiples cuentas por o en nombre de la misma biblioteca - por ejemplo para eludir el límite de encuestados o para reiniciar una participación gratuita tras la expiración de un período - se considera un abuso. En tales casos, Sento se reserva el derecho de bloquear, fusionar o eliminar las cuentas en cuestión, sin previo aviso y sin derecho a compensación alguna para el Cliente.

Tras la rescisión. Tras la rescisión del Acuerdo, por cualquier motivo, el acceso a la plataforma y al panel de control queda cerrado. El Cliente puede solicitar una copia de sus propios datos de investigación recopilados a Sento hasta 30 días naturales después de la rescisión, que Sento proporcionará en forma de archivo Excel u otro formato común. Transcurrido este período, Sento ya no está obligada a mantener disponibles los datos del Cliente, sin perjuicio del derecho de Sento a conservar datos anonimizados y agregados para fines científicos y de benchmarking de conformidad con el Artículo 12.

Artículo 4: Precios

Los precios comunicados por Sento en el sitio web y a través de otros canales están siempre sujetos a errores tipográficos o de traducción evidentes. Los presupuestos individuales son revocables y válidos durante 60 días, salvo que se indique lo contrario en el presupuesto. Todos los precios están en euros y son exclusivos de IVA, salvo que se indique lo contrario, y son pagaderos según lo indicado en la factura. Las facturas se pagan por transferencia bancaria. Salvo acuerdo contrario, los precios relativos a la prestación de servicios se calculan por un período de un año. Al comienzo de este período, el precio total se paga de conformidad con el Artículo 5. Sento puede ofrecer la posibilidad de condiciones de pago alternativas; esto se indica claramente como opción al confirmar la participación.

Las disposiciones del presente artículo se aplican únicamente a los planes de pago (Pro y Ambassador). El plan Member (gratuito) es completamente gratuito, a menos que la biblioteca elija posteriormente cambiar a un plan de pago.

Los precios relativos a la prestación de servicios pueden ser modificados por Sento en cualquier momento durante la vigencia del Acuerdo. El Cliente será informado de ello a través del sitio web y también individualmente mediante una comunicación personalmente dirigida. Los precios modificados serán pagaderos por el Cliente dos meses después de la notificación individual, a menos que el Cliente haya ejercido la opción de rescindir el Acuerdo de forma gratuita y sin justificación. La rescisión por parte del Cliente debe realizarse por correo certificado o electrónicamente a través de https://www.sentobib.eu dentro de los treinta días naturales siguientes a la notificación individual de los precios modificados.

Las eventuales promociones o descuentos se aplican por Cliente y no pueden combinarse con otras promociones o descuentos. En caso de abuso de promociones por parte del Cliente, por ejemplo pero sin limitarse a crear deliberadamente múltiples cuentas, Sento se reserva todos los derechos y puede, por ejemplo pero sin limitarse a ello, no aplicar las promociones.

Artículo 5: Entrega, pago y plazos de reclamación

Los plazos de entrega indicados por Sento son indicativos y no vinculantes, salvo acuerdo expreso contrario. Los plazos siempre se expresan en días hábiles. Un retraso razonable en la entrega de servicios o productos no puede en ningún caso dar lugar a la cancelación de un pedido o a una compensación.

Cualquier reclamación relativa a la entrega, de cualquier naturaleza, debe ser comunicada por escrito por el Cliente a Sento dentro de los 8 días hábiles siguientes a la entrega de los bienes o la fecha de inicio de la ejecución de los servicios. Las reclamaciones sobre la entrega o el rendimiento no pueden utilizarse como pretexto para suspender o retrasar el pago de facturas. La ausencia de una protesta escrita de una factura dentro de los 8 días hábiles siguientes a su envío constituye la aceptación irrevocable de la factura y de los importes, productos y servicios indicados en ella.

Las facturas deben pagarse en el plazo de un mes a partir de la fecha de la factura. Si el Cliente no ha pagado íntegramente 14 días naturales después del vencimiento, el Cliente incurre en mora tras el primer aviso en el que se indican las consecuencias del impago. Si el Cliente incurre en mora, esto tiene las siguientes consecuencias: (i) se devengan intereses legales sobre el importe pendiente; (ii) el Cliente debe el 15% del importe principal en concepto de gastos de cobro, o 40 € si dicho importe supera el 15% del importe principal, o, si el Cliente es un consumidor, el importe adeudado conforme a la legislación aplicable; (iii) la prestación de servicios al Cliente puede suspenderse sin previo aviso hasta que se hayan liquidado los importes pendientes, incluidos los intereses; (iv) Sento tiene derecho a resolver o rescindir el Acuerdo a su discreción de conformidad con el Artículo 3.

Las disposiciones del presente artículo se aplican únicamente cuando se debe un pago (plan Pro o Ambassador).

Artículo 6: Código de conducta, cambios en el servicio y notificación/retirada

El Cliente deberá cooperar en todo momento de buena fe con Sento para facilitar la prestación de servicios. El Cliente deberá utilizar los servicios en todo momento de conformidad con las Condiciones Generales de Uso de Sento, según se modifiquen de vez en cuando. Si el Cliente no cumple con sus obligaciones derivadas de estas Condiciones, el Cliente acepta asumir todos los costos relacionados con los servicios adicionales realizados por Sento para remediar los problemas resultantes del incumplimiento del Cliente. Sento no puede ser considerada responsable de interrupciones técnicas o de otro tipo tanto dentro como fuera de la red de Sento. El Cliente es el único responsable del uso correcto de los bienes, servicio o software, teniendo en cuenta las especificaciones e instrucciones de Sento.

Derecho a modificar el servicio. Sento se reserva el derecho de modificar, actualizar o adaptar la plataforma, el cuestionario, las funcionalidades del panel de control y todos los demás componentes del servicio en cualquier momento, sin el consentimiento individual previo del Cliente. Esto incluye, entre otras cosas, cambios en el cuestionario estándar (en colaboración con los socios científicos), adición o eliminación de funciones y actualizaciones técnicas. Sento hará esfuerzos razonables para informar al Cliente sobre los cambios importantes, pero la ausencia de dicha notificación no afecta a la validez del cambio.

Disponibilidad. El servicio se proporciona en una base “tal cual” y “según disponibilidad”. Sento se esfuerza por la mayor disponibilidad posible de la plataforma, pero no garantiza un funcionamiento ininterrumpido o libre de errores. El mantenimiento planificado, las interrupciones técnicas, las actualizaciones o las circunstancias fuera del control de Sento pueden llevar a una indisponibilidad temporal. Sento no puede ser considerada responsable de los daños resultantes de la indisponibilidad temporal del servicio.

Artículo 7: Derecho de desistimiento

Los servicios de Sentobib están destinados exclusivamente al uso profesional por parte de bibliotecas e instituciones bibliotecarias. Al registrarse en la plataforma, el Cliente confirma que actúa en calidad profesional y no como consumidor en el sentido del Libro VI del Código de Derecho Económico. El derecho de desistimiento no es por tanto aplicable a la prestación de estos servicios.

Si un Cliente es de todos modos calificado como consumidor, el Cliente reconoce que la prestación de servicios comienza a su solicitud expresa al activar la plataforma y que, al inicio de la prestación de servicios, renuncia al derecho de desistimiento en la medida en que la ley lo permita.

Artículo 8: Responsabilidad

Sento no es responsable en el contexto de la formación o ejecución del Acuerdo. Sento tampoco es expresamente responsable de (entre otros) daños indirectos, daños consecuentes, lucro cesante, ahorros perdidos, daños por paralización del negocio, etc. El Cliente debe siempre evaluar primero por sí mismo la exactitud de toda la información, los servicios adquiridos y los resultados entregados. El Cliente es también el responsable último de distribuir la encuesta o cuestionario de manera correcta y de garantizar que se obtengan respuestas suficientes y variadas.

Límite de responsabilidad. Sin perjuicio de lo anterior, la responsabilidad total de Sento frente al Cliente - por cualquier motivo - se limita en todo caso al importe total que el Cliente haya abonado efectivamente a Sento en los doce (12) meses anteriores al evento causante del daño en el marco del Acuerdo. Para el plan Member gratuito, este límite es cero (0 €).

El Cliente es responsable ante Sento por los daños causados por una falta o deficiencia imputable a él. El Cliente indemniza a Sento contra reclamaciones relativas al incumplimiento del código de conducta en estas Condiciones Generales en el uso de los servicios o bienes por o con el consentimiento del Cliente.

Artículo 9: Derechos de propiedad intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual relativos a los productos y/o servicios, así como los diseños, software, documentación y todos los demás materiales desarrollados y/o utilizados en la preparación o ejecución del Acuerdo entre Sento y el Cliente, así como los datos resultantes y recopilados a través del mismo, pertenecen exclusivamente a Sento o a sus proveedores. La entrega de productos y/o servicios no constituye ninguna transferencia de derechos de propiedad intelectual. El Cliente solo obtiene un derecho de uso no exclusivo e intransferible de los productos y resultados de los servicios para los fines acordados. El Cliente también tiene derecho a solicitar una copia única de sus datos a Sento. Sento se reserva el derecho de conservar toda la información recopilada a través de la encuesta para el Cliente de modo que las mediciones de tendencia puedan visualizarse en el panel del Cliente. Los datos recopilados también se proporcionarán de forma anónima a las universidades e instituciones involucradas en la investigación. El Cliente no podrá, sin el consentimiento previo por escrito de Sento, divulgar, reproducir o poner a disposición de terceros, en todo o en parte, los productos y resultados de los servicios de ninguna manera.

Sento está autorizada a tomar medidas técnicas para proteger sus productos, servicios o bienes. Si Sento ha asegurado estos productos, servicios o bienes mediante protección técnica, el Cliente no está autorizado a eliminar o eludir esta protección, salvo si y en la medida en que la ley imperativa lo exija.

Licencia de uso para materiales de comunicación. Sento concede al Cliente una licencia no exclusiva, intransferible y revocable para utilizar los materiales de comunicación, logotipos, códigos QR y elementos visuales puestos a disposición por Sentobib exclusivamente para la promoción de la propia encuesta Sentobib del Cliente a su propio público bibliotecario. El Cliente no puede modificar, adaptar o utilizar estos materiales para fines distintos de aquellos para los que están destinados, salvo con el consentimiento previo por escrito de Sento. A la rescisión del Acuerdo, esta licencia expira inmediatamente y el Cliente debe cesar el uso de todos los materiales y marcas de Sentobib.

Artículo 10: Fuerza mayor

Los eventos de fuerza mayor (como pero sin limitarse a: fallo de internet, servidores, sistemas, circunstancias sociales, …) liberarán a Sento, durante la duración de dicho evento, de sus obligaciones bajo estas Condiciones, siempre que Sento informe al Cliente por escrito o por correo electrónico y describa la fuerza mayor, y reanude inmediatamente el cumplimiento de las obligaciones pertinentes cuando y en la medida en que el evento de fuerza mayor haya cesado. El Cliente no tendrá derecho a reclamar compensación por el incumplimiento por parte de Sento de cualquiera de sus obligaciones contractuales como resultado de un evento de fuerza mayor.

Artículo 11: Datos personales y RGPD

11.1 Datos personales del encuestado

El cuestionario completado por los encuestados no contiene preguntas que soliciten datos personales o datos de identificación. En ningún momento ni de ninguna manera se formulan preguntas ni se recopilan datos que puedan rastrearse hasta la identidad del encuestado. La cumplimentación del cuestionario es por tanto siempre completamente anónima. Debido a la naturaleza anónima, no existe posibilidad de determinar quién completó una encuesta determinada, y por lo tanto no es posible solicitar ver, modificar o eliminar las respuestas después de completar la encuesta.

En el sentido del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el Cliente no podrá en ningún caso tratar datos personales en el marco de Sentobib utilizando los servicios, productos o bienes de Sento. El Cliente garantiza no utilizar los servicios o bienes entregados para el tratamiento de datos personales e indemniza a Sento contra todo daño o reclamación basada en la afirmación de que cualquier tratamiento de datos personales mediante los servicios o bienes sea ilícito. (véase también “adición de preguntas propias”, Artículo 13)

Tampoco se recopilan datos personales para el sorteo. El sistema de encuestas selecciona aleatoriamente a los ganadores entre los encuestados. Los encuestados que hayan ganado reciben un mensaje separado tras completar la encuesta, con un código único y una solicitud de contacto con el equipo de investigación a través de una dirección de correo electrónico. Los ganadores pueden en cualquier momento y mediante simple solicitud por correo electrónico o carta a Sento Group BV solicitar ver, modificar o eliminar sus datos personales.

11.2 Datos personales del Cliente

Sento recopila solo los datos personales mínimos necesarios del Cliente para permitir el correcto funcionamiento de sus sistemas y el correcto manejo de la investigación. Al registrar la biblioteca para la participación, se solicitan el nombre, apellido y dirección de correo electrónico de la persona de contacto de la biblioteca que desea participar en la investigación. La persona de contacto debe crear una contraseña propia para acceder al sistema en combinación con su dirección de correo electrónico. Sento informará ocasionalmente a la persona de contacto sobre la investigación a través de la dirección de correo electrónico proporcionada. La persona de contacto puede indicar en cualquier momento que ya no desea recibir estos correos electrónicos de actualización. Solo los correos electrónicos necesarios para el procesamiento de la facturación no pueden ser rechazados.

La persona de contacto, una vez conectada al sistema, tiene la opción de añadir otros colegas de la biblioteca al sistema de investigación. Estas personas adicionalmente añadidas reciben un correo electrónico con una invitación para confirmar que desean hacer seguimiento de la investigación para la biblioteca.

Las personas de contacto pueden solicitar ver, modificar o eliminar sus datos personales (nombre, apellido, dirección de correo electrónico) mediante simple notificación por correo electrónico (contact [at] sentobib [dot] eu). Al menos una dirección de contacto debe permanecer disponible para el procesamiento de cualquier facturación pendiente, mientras la factura no haya sido liquidada.

11.3 Conservación de datos

Los datos sobre la biblioteca, la persona de contacto y los propios datos de investigación recopilados se almacenan en servidores en Europa, protegidos con medidas de seguridad adecuadas y estándar y con copias de seguridad periódicas. En caso de violaciones de datos u otras formas de piratería, Sento Group se compromete a tomar las contramedidas necesarias lo más rápidamente posible y a informar a los clientes y personas de contacto.

Artículo 12: Propiedad de los datos

Los datos recopilados y los datos de contacto en la investigación son almacenados y tratados por Sento Group. Estos datos pueden proporcionarse a los socios de la investigación, como universidades u organizaciones sectoriales, de forma anonimizada y para análisis científico. Esto significa que los datos de investigación proporcionados a los socios se despojan de todos los vínculos con la biblioteca participante individual. De este modo, los socios académicos y las organizaciones sectoriales pueden utilizar los datos agrupados y anonimizados para realizar investigaciones científicas y apoyar al sector. Sento Group puede transferir todos los datos e información de la investigación a terceros en cualquier momento. El Cliente puede solicitar una copia de sus propios datos de investigación recopilados a Sento Group mediante simple solicitud, que se proporcionará en forma de archivo Excel u otro formato.

Artículo 13: Cuestionario personalizado

Sentobib pone a disposición un sistema (formulario a través del sitio web) mediante el cual la biblioteca puede compartir información básica sobre su propia oferta y operaciones con el equipo de investigación. Basándose en esta información, la encuesta se personaliza para la biblioteca, de modo que se formulen a los encuestados las preguntas pertinentes para esa biblioteca. La biblioteca también tiene la opción de añadir sus propias preguntas a la encuesta, por ejemplo para preguntas de investigación específicas de la localidad. Está prohibido solicitar datos personales (nombre, dirección de correo electrónico, dirección, …) de los encuestados en las preguntas personalizadas. La investigación es completamente anónima y está alineada con la legislación del RGPD; la adición de tales preguntas que solicitan datos personales pondría la investigación para la biblioteca en violación de esta legislación y del anonimato prometido al encuestado.

Una vez enviado el formulario de personalización a través del sistema de personalización, esta información es definitiva y la encuesta se programa como tal. Antes del envío, se muestra un mensaje pidiendo confirmar si la información es correcta y completa. En principio, los cambios en el cuestionario ya no son posibles posteriormente. El equipo de investigación puede ser contactado si aún se desean cambios; el equipo atenderá esto en la medida de lo posible. Una vez que la encuesta se ha dado a conocer al público de la biblioteca y ha comenzado la recopilación de respuestas, no son posibles más cambios.

Artículo 14: Respuesta, método y resultados

Sentobib proporciona un briefing claro que describe varias opciones para promover la encuesta entre el público propio de la biblioteca, los antiguos visitantes y los no visitantes. Sentobib también pone a disposición una variedad de materiales de comunicación personalizados. La biblioteca es libre de elegir entre estos y desplegar estos materiales en sus propios canales de comunicación. El enlace personal a la encuesta y el código QR, así como varios logotipos de la investigación, se ponen a disposición. Los materiales proporcionados son adecuados para la impresión, por ejemplo en forma de folletos o carteles. La elección de imprimir materiales es libre para el Cliente, quien asume los costos de impresión. Los folletos no pueden distribuirse en el dominio público (fuera de la biblioteca) y no pueden tirarse en la vía pública.

La convocatoria para participar en la encuesta es distribuida por la propia biblioteca, con o sin la ayuda del briefing y los materiales de comunicación proporcionados. Sentobib no puede garantizar que se obtengan respuestas ni cuántos encuestados serán alcanzados. El número de encuestados puede consultarse en cualquier momento en la página de resultados (panel de control). No hay límites en el número de encuestados que una biblioteca puede alcanzar; para el plan Member gratuito, se muestran un máximo de 100 encuestados en el panel.

Para apoyar y fomentar aún más la recopilación de respuestas, Sentobib ofrece ‘incentivos’ a los encuestados. Por cada encuesta correcta y completamente rellenada, se salva 1 (un) metro cuadrado de selva tropical o área natural en peligro a través de la organización reconocida World Land Trust. Se establece un máximo de 1.000 (mil) metros cuadrados por biblioteca participante de pago. Para el plan gratuito, se aplica un máximo de 250 metros cuadrados. Además, los participantes (encuestados) en la encuesta tienen la oportunidad de ganar uno de los viajes por valor de 1.000 € (mil euros) que se sortean entre los participantes. Las reglas completas de participación se encuentran en la página de inicio de la encuesta de su biblioteca.

Tras la conclusión de la investigación, la biblioteca participante con el plan Ambassador de pago recibe un informe de investigación personal con los propios resultados de investigación de la biblioteca. Este informe también ofrece benchmarking con un grupo de bibliotecas comparables dentro o fuera del país, y con resultados nacionales o internacionales. Por tanto, no se pueden dar garantías de antemano sobre la composición de los ‘clústeres’, los grupos de bibliotecas con los que será posible el benchmarking. Sento no es responsable de la calidad o cantidad de las respuestas de los encuestados, ni de los errores. El Cliente es responsable de interpretar los resultados en el contexto de su propia realidad.

Artículo 15: Disposiciones varias

Los derechos y obligaciones derivados de este Acuerdo suscrito con Sento para el Cliente no pueden transferirse a terceros, ni parcial ni totalmente, sin el consentimiento previo por escrito de Sento. Si una disposición de un Acuerdo suscrito con Sento o su aplicación se vuelve o es nula o inaplicable para cualquier parte o circunstancia, esto no afectará al resto del Acuerdo. Los cambios en los datos de contacto, como por ejemplo direcciones, personas de contacto y direcciones de correo electrónico del Cliente, deben comunicarse a Sento inmediatamente por parte del Cliente. Los archivos de registro y otra administración electrónica o no electrónica de Sento constituyen prueba completa de las declaraciones de Sento y la versión de cualquier comunicación (electrónica) recibida o almacenada por Sento se considera auténtica, salvo prueba en contrario proporcionada por el Cliente.

Transferencia del servicio. Sento tiene el derecho de transferir el Acuerdo, así como los derechos y obligaciones derivados del mismo, total o parcialmente a un tercero - por ejemplo en el contexto de una adquisición, fusión, reestructuración o transferencia del proyecto Sentobib - sin el consentimiento previo del Cliente. Sento informará al Cliente dentro de un período razonable.

Discontinuación del servicio. Sento se reserva el derecho de discontinuar el servicio Sentobib en todo o en parte, con un período de preaviso de tres (3) meses. En ese caso, el Cliente será informado a través de la dirección de correo electrónico proporcionada. Los importes ya pagados por el período posterior a la discontinuación efectiva serán reembolsados de forma proporcional. El Cliente puede solicitar una copia de sus propios datos hasta 30 días naturales después de la discontinuación de conformidad con el Artículo 3.

Artículo 16: Ley aplicable y jurisdicción exclusiva

El derecho belga se aplica a este Acuerdo suscrito con Sento. Salvo prescripción contraria de las normas de derecho imperativo, todas las controversias derivadas del Acuerdo se someterán al tribunal belga competente del distrito judicial en el que Sento esté establecida.

Anexo A – Resumen de los planes

Tabla de tarifas EJC (cuota anual, IVA excl.)

Facilitador del estudio:
Sento Group BV - Jachthoornlaan 22, 2970 Schilde, Bélgica
IVA BE0783936281 - IBAN BE35 7350 6047 4737 - BIC KREDBEBB

Publicado el 15/01/2026 - © 2026 Sento Group BV