Sentobib – Conditions Générales

Note : La version anglaise de ces conditions générales est la version juridiquement contraignante. Cette traduction est fournie uniquement à titre informatif.

Article 1 : Définitions

• “Client”: la personne physique ou morale, les associations sans personnalité juridique, ainsi que leur représentant, mandataire ou employé, qui a conclu ou souhaite conclure un accord avec Sentobib.
• “Répondant”: la personne qui répond à une enquête d'une bibliothèque.
• “Sentobib”: le nom du projet de recherche pour les bibliothèques, facilité par Sento Group BV (“Sento”).
• “Accord(s)”: tous les accords utilisés par Sento Group BV en relation avec le Client, auxquels les présentes Conditions Générales s'appliquent.
• “Utilisation”: l'utilisation convenue avec le Client des questionnaires numériques, de l'espace web, de l'espace de base de données, des matériaux de communication et de tous les autres services et produits fournis par Sentobib.

Article 2 : Général

Les présentes conditions générales (« Conditions Générales ») s'appliquent tant à la prestation de services qu'à la vente de biens par Sento Group BV, ci-après dénommée « Sento ».

En passant la commande, les Conditions Générales sont réputées acceptées intégralement et sans réserve par le Client. Les Conditions Générales et chaque Accord spécifique constituent l'accord complet et unique entre les parties et remplacent tous les accords, propositions, promesses, arrangements ou communications antérieurs, oraux ou écrits, relatifs à l'objet de l'Accord spécifique. Les conditions générales du Client ne s'appliquent pas. L'obligation de Sento de livrer les services ou produits commandés par le Client au prix déterminé par Sento constitue l'obligation principale de l'Accord.

Les Conditions Générales ont été rédigées principalement en anglais. La version anglaise est l'accord de référence. Pour la commodité du Client, ces Conditions Générales ont été traduites en néerlandais, français, allemand, espagnol et italien. Ces versions traduites ne sont pas contraignantes ; aucun droit ne peut en être dérivé, même en cas d'erreurs de traduction. En cas de conflit entre la version anglaise et une version traduite, la version anglaise prévaut toujours, y compris les annexes et le tableau des prix.

Article 3 : Durée et résiliation

Sauf accord contraire entre les parties, l'Accord est conclu pour une durée d'1 an à compter de la date de début de l'Accord.

La formule Member gratuite ne donne pas lieu à une facturation automatique. L'accès reste valable six (6) mois à compter de l'activation de l'enquête. À l'expiration de cette période, l'accès est automatiquement résilié, sauf si la bibliothèque choisit de passer à une formule payante. La bibliothèque peut également résilier sa participation à tout moment via la plateforme.

La résiliation unilatérale par le Client ne donne lieu à aucun remboursement ni indemnisation pour les paiements déjà effectués ou encore dus. En cas de résiliation de l'Accord, les créances de Sento sur le Client deviennent immédiatement exigibles et tous les montants déjà facturés et encore à facturer restent dus, sans aucune obligation de restitution.

Un seul compte par bibliothèque. Chaque bibliothèque ne peut avoir qu'un seul compte Member actif. La création de plusieurs comptes par ou pour le compte du même bibliothèque - par exemple pour contourner la limite de répondants ou pour recommencer une participation gratuite après l'expiration d'une période - est considérée comme un abus. Dans ce cas, Sento se réserve le droit de bloquer, fusionner ou supprimer les comptes concernés, sans préavis et sans aucun droit à indemnisation pour le Client.

Après résiliation. Après résiliation de l'Accord, quelle qu'en soit la raison, l'accès à la plateforme et au tableau de bord est fermé. Le Client peut demander à Sento une copie de ses propres données de recherche collectées jusqu'à 30 jours calendriers après la résiliation, que Sento fournira sous forme de fichier Excel ou autre format courant. Passé ce délai, Sento n'est plus tenu de maintenir les données du Client disponibles, sans préjudice du droit de Sento de conserver des données anonymisées et agrégées à des fins scientifiques et de benchmarking conformément à l'Article 12.

Article 4 : Prix

Les prix communiqués par Sento sur le site web et par d'autres canaux sont toujours sujets à des erreurs typographiques ou de traduction évidentes. Les devis individuels sont révocables et valables 60 jours, sauf indication contraire dans le devis. Tous les prix sont en euros et hors TVA, sauf indication contraire, et sont payables comme indiqué sur la facture. Les factures sont payables par virement bancaire. Sauf accord contraire, les prix relatifs à la prestation de services sont calculés pour une période d'un an. Au début de cette période, le prix total est payé conformément à l'Article 5. Sento peut offrir la possibilité de modalités de paiement alternatives ; cela est clairement indiqué comme option lors de la confirmation de participation.

Les dispositions du présent article s'appliquent uniquement aux formules payantes (Pro et Ambassador). La formule Member (gratuite) est entièrement gratuite, sauf si la bibliothèque choisit ultérieurement de passer à une formule payante.

Les prix relatifs à la prestation de services peuvent être modifiés par Sento à tout moment pendant la durée de l'Accord. Le Client en sera informé via le site web et également individuellement par une communication personnalisée. Les prix modifiés seront dus par le Client deux mois après la notification individuelle, sauf si le Client a exercé l'option de résilier l'Accord gratuitement et sans justification. La résiliation par le Client doit être effectuée par courrier recommandé ou par voie électronique via https://www.sentobib.eu dans les trente jours calendriers suivant la notification individuelle des prix modifiés.

Les éventuelles promotions ou réductions s'appliquent par Client et ne peuvent pas être combinées avec d'autres promotions ou réductions. En cas d'abus de promotions par le Client, par exemple mais sans s'y limiter, la création délibérée de plusieurs comptes, Sento se réserve tous les droits et peut, par exemple mais sans s'y limiter, ne pas appliquer les promotions.

Article 5 : Livraison, paiement et délais de contestation

Les délais de livraison indiqués par Sento sont indicatifs et non contraignants, sauf accord exprès contraire. Les délais sont toujours exprimés en jours ouvrables. Un délai raisonnable dans la livraison de services ou de produits ne peut en aucun cas donner lieu à l'annulation d'une commande ou à une indemnisation.

Toute réclamation concernant la livraison, de quelque nature que ce soit, doit être communiquée par écrit par le Client à Sento dans les 8 jours ouvrables suivant la livraison des biens ou la date de début de l'exécution des services. Les réclamations concernant la livraison ou l'exécution ne peuvent pas être utilisées comme prétexte pour suspendre ou retarder le paiement des factures. L'absence de protestation écrite d'une facture dans les 8 jours ouvrables suivant son envoi constitue l'acceptation irrévocable de la facture et des montants, produits et services qui y sont mentionnés.

Les factures doivent être payées dans le mois suivant la date de facturation. Si le Client n'a pas intégralement payé 14 jours calendriers après le délai de paiement, le Client est en défaut après la première mise en demeure mentionnant les conséquences du non-paiement. Si le Client est en défaut, cela entraîne les conséquences suivantes : (i) des intérêts légaux sont dus sur le montant impayé ; (ii) le Client doit 15 % du montant principal en frais de recouvrement, ou € 40 si ce montant dépasse 15 % du montant principal, ou, si le Client est un consommateur, le montant dû en vertu de la législation applicable ; (iii) la prestation de services au Client peut être suspendue sans autre avertissement jusqu'à ce que les montants impayés, intérêts compris, aient été réglés ; (iv) Sento a le droit de résilier ou de mettre fin à l'Accord à sa discrétion conformément à l'Article 3.

Les dispositions du présent article s'appliquent uniquement lorsqu'un paiement est dû (formule Pro ou Ambassador).

Article 6 : Code de conduite, modifications de service et notification/retrait

Le Client doit à tout moment coopérer de bonne foi avec Sento pour faciliter la prestation de services. Le Client doit à tout moment utiliser les services conformément aux Conditions Générales d'Utilisation de Sento, telles que modifiées de temps à autre. Si le Client ne respecte pas ses obligations découlant des présentes Conditions Générales, le Client accepte de supporter tous les coûts liés aux services supplémentaires effectués par Sento pour remédier aux problèmes résultant du manquement du Client à ses obligations. Sento ne peut en aucun cas être tenu responsable des perturbations techniques ou autres, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du réseau Sento. Le Client est seul responsable de l'utilisation correcte des biens, services ou logiciels, en tenant compte des spécifications et instructions de Sento.

Droit de modifier le service. Sento se réserve le droit de modifier, mettre à jour ou adapter la plateforme, le questionnaire, les fonctionnalités du tableau de bord et tous les autres composants du service à tout moment, sans consentement individuel préalable du Client. Cela comprend, entre autres, les modifications du questionnaire standard (en collaboration avec les partenaires scientifiques), l'ajout ou la suppression de fonctionnalités et les mises à jour techniques. Sento fera des efforts raisonnables pour informer le Client des modifications importantes, mais l'absence d'une telle notification n'affecte pas la validité de la modification.

Disponibilité. Le service est fourni « tel quel » et « selon disponibilité ». Sento s'efforce d'assurer la disponibilité la plus élevée possible de la plateforme mais ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu ou sans erreur. La maintenance planifiée, les perturbations techniques, les mises à jour ou les circonstances indépendantes de la volonté de Sento peuvent entraîner une indisponibilité temporaire. Sento ne peut pas être tenu responsable des dommages résultant d'une indisponibilité temporaire du service.

Article 7 : Droit de rétractation

Les services de Sentobib sont exclusivement destinés à un usage professionnel par les bibliothèques et les institutions bibliothécaires. En s'inscrivant sur la plateforme, le Client confirme qu'il agit en qualité professionnelle et non en tant que consommateur au sens du Livre VI du Code de droit économique. Le droit de rétractation n'est donc pas applicable à la fourniture de ces services.

Si un Client est néanmoins qualifié de consommateur, le Client reconnaît que la prestation de services commence à sa demande expresse lors de l'activation de la plateforme et que, au début de la prestation de services, il renonce au droit de rétractation dans la mesure où la loi le permet.

Article 8 : Responsabilité

Sento n'est pas responsable dans le cadre de la formation ou de l'exécution de l'Accord. Sento n'est également expressément pas responsable (sans s'y limiter) des dommages indirects, des dommages consécutifs, du manque à gagner, des économies manquées, des dommages dus à l'arrêt des affaires, etc. Le Client doit à tout moment d'abord évaluer lui-même l'exactitude de toutes les informations, services achetés et résultats livrés et porter un jugement responsable et réfléchi. Le Client est également la partie ultimement responsable de la distribution correcte de l'enquête ou du questionnaire et de s'assurer que des réponses suffisantes et variées sont obtenues pour en tirer des conclusions.

Plafond de responsabilité. Sans préjudice de ce qui précède, la responsabilité totale de Sento envers le Client - pour quelque motif que ce soit - est en tout état de cause limitée au montant total que le Client a effectivement payé à Sento au cours des douze (12) mois précédant l'événement causant le dommage dans le cadre de l'Accord. Pour la formule Member gratuite, ce plafond est nul (€0).

Le Client est responsable envers Sento des dommages causés par une faute ou un manquement qui lui est imputable. Le Client indemnise Sento contre les réclamations relatives au non-respect du code de conduite dans les présentes Conditions Générales lors de l'utilisation des services ou biens par ou avec le consentement du Client.

Article 9 : Droits de propriété intellectuelle

Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux produits et/ou services ainsi qu'aux conceptions, logiciels, documentation et tous autres matériaux développés et/ou utilisés dans la préparation ou l'exécution de l'Accord entre Sento et le Client, ainsi que les données en résultant et collectées à travers celui-ci, appartiennent exclusivement à Sento ou à ses fournisseurs. La livraison de produits et/ou services ne constitue pas un transfert de droits de propriété intellectuelle. Le Client n'obtient qu'un droit d'utilisation non exclusif et non transférable des produits et résultats des services aux fins convenues. Le Client a également le droit de demander une copie unique de ses données à Sento. Sento se réserve le droit de conserver toutes les informations collectées par l'enquête pour le Client afin que les mesures de tendance puissent être visualisées dans le tableau de bord du Client. Les données collectées seront également fournies anonymement aux universités et institutions impliquées dans la recherche. Le Client ne peut pas, sans le consentement écrit préalable de Sento, divulguer, reproduire ou mettre à disposition d'un tiers, en tout ou en partie, les produits et résultats des services de quelque manière que ce soit.

Sento est autorisé à prendre des mesures techniques pour protéger ses produits, services ou biens. Si Sento a sécurisé ces produits, services ou biens au moyen d'une protection technique, le Client n'est pas autorisé à supprimer ou contourner cette protection, sauf dans la mesure où le droit impératif en dispose autrement.

Licence d'utilisation pour les matériaux de communication. Sento accorde au Client une licence non exclusive, non transférable et révocable pour utiliser les matériaux de communication, logos, codes QR et éléments visuels mis à disposition par Sentobib exclusivement pour la promotion de l'enquête Sentobib propre du Client auprès de son propre public de bibliothèque. Le Client ne peut pas modifier, adapter ou utiliser ces matériaux à des fins autres que celles pour lesquelles ils sont destinés, sauf avec le consentement écrit préalable de Sento. À la résiliation de l'Accord, cette licence expire immédiatement et le Client doit cesser l'utilisation de tous les matériaux et marques Sentobib.

Article 10 : Force majeure

Les cas de force majeure (tels que, sans s'y limiter : panne d'internet, serveurs, systèmes, circonstances sociétales, …) libèrent Sento, pendant la durée d'un tel cas, de ses obligations en vertu des présentes Conditions Générales, à condition que Sento informe le Client par écrit ou par e-mail et décrive la force majeure, et reprenne immédiatement l'exécution des obligations concernées lorsque et dans la mesure où le cas de force majeure a cessé. Le Client n'a pas le droit de réclamer une indemnisation pour l'inexécution par Sento de l'une de ses obligations contractuelles en raison d'un cas de force majeure.

Article 11 : Données personnelles et RGPD

11.1 Données personnelles du répondant

Le questionnaire rempli par les répondants ne contient aucune question demandant des données personnelles ou des données d'identification. À aucun moment et d'aucune façon des questions ne sont posées ou des données collectées pouvant être retracées jusqu'à l'identité du répondant. Le remplissage du questionnaire est donc à tout moment totalement anonyme. En raison de la nature anonyme, il n'est pas possible de déterminer qui a rempli un questionnaire particulier, et il n'est donc pas possible de demander à consulter, modifier ou supprimer des réponses après avoir rempli le questionnaire.

Au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), le Client ne peut jamais traiter des données personnelles dans le cadre de Sentobib en utilisant les services, produits ou biens de Sento. Le Client garantit par la présente de ne pas utiliser les services ou biens fournis pour le traitement de données personnelles et indemnise Sento contre tous dommages ou réclamations basés sur l'affirmation que tout traitement de données personnelles à l'aide des services ou biens serait illégal. (voir aussi « ajout de questions propres », Article 13)

Aucune donnée personnelle n'est non plus collectée pour le tirage au sort. Le système d'enquête sélectionne aléatoirement des gagnants parmi les répondants. Les répondants qui ont gagné reçoivent un message séparé après avoir rempli l'enquête, avec un code unique et une demande de contacter l'équipe de recherche via une adresse e-mail. Les gagnants peuvent à tout moment et sur simple demande par e-mail ou lettre à Sento Group BV demander à consulter, modifier ou supprimer leurs données personnelles.

11.2 Données personnelles du Client

Sento ne collecte que les données personnelles minimales nécessaires du Client pour permettre le bon fonctionnement de ses systèmes et le traitement correct de la recherche. Lors de l'inscription de la bibliothèque pour la participation, le nom, le prénom et l'adresse e-mail de la personne de contact de la bibliothèque souhaitant participer à la recherche sont demandés. La personne de contact doit elle-même créer un mot de passe pour accéder au système en combinaison avec son adresse e-mail. Sento informera occasionnellement la personne de contact de l'avancement de la recherche via l'adresse e-mail fournie. La personne de contact peut indiquer à tout moment qu'elle ne souhaite plus recevoir ces e-mails de mise à jour. Seuls les e-mails nécessaires au traitement de la facturation ne peuvent pas être refusés.

La personne de contact, une fois connectée au système, a la possibilité d'ajouter d'autres collègues au sein de la bibliothèque au système de recherche. Ces personnes supplémentaires reçoivent un e-mail avec une invitation à confirmer qu'elles souhaitent suivre la recherche pour la bibliothèque.

Les personnes de contact peuvent demander à consulter, modifier ou supprimer leurs données personnelles (nom, prénom, adresse e-mail) par simple notification par e-mail (contact [at] sentobib [dot] eu). Au moins une adresse de contact doit rester disponible pour le traitement de toute facturation en cours, tant que la facture n'a pas été réglée.

11.3 Conservation des données

Les données relatives à la bibliothèque, à la personne de contact et les données de recherche collectées elles-mêmes sont stockées sur des serveurs en Europe, sécurisées avec des mesures de sécurité adéquates et standard et sauvegardées régulièrement. En cas de violations de données ou d'autres formes de piratage, Sento Group s'engage à prendre les contre-mesures nécessaires le plus rapidement possible et à informer les clients et les personnes de contact.

Article 12 : Propriété des données

Les données collectées et les coordonnées dans la recherche sont stockées et traitées par Sento Group. Ces données peuvent être fournies aux partenaires de la recherche, tels que les universités ou les organisations sectorielles, sous une forme anonymisée et à des fins d'analyse scientifique. Cela signifie que les données de recherche fournies aux partenaires sont dépouillées de tous les liens avec la bibliothèque participante individuelle. De cette façon, les partenaires académiques et les organisations sectorielles peuvent utiliser les données groupées et anonymisées pour mener des recherches scientifiques et soutenir le secteur. Sento Group peut transférer à tout moment toutes les données et informations de la recherche à des tiers. Le Client peut demander à Sento Group une copie de ses propres données de recherche collectées sur simple demande, qui sera fournie sous forme de fichier Excel ou autre format.

Article 13 : Enquête personnalisée

Sentobib met à disposition un système (formulaire via site web) permettant à la bibliothèque de partager des informations de base sur son offre et son fonctionnement avec l'équipe de recherche. Sur la base de ces informations, l'enquête est personnalisée pour la bibliothèque, de sorte que les questions pertinentes sont posées aux répondants pour cette bibliothèque. La bibliothèque a également la possibilité d'ajouter ses propres questions à l'enquête, par exemple pour des questions de recherche localement spécifiques. Il est interdit de demander des données personnelles (nom, adresse e-mail, adresse, …) des répondants dans les questions personnalisées. La recherche est entièrement anonyme et conforme à la législation RGPD ; l'ajout de telles questions demandant des données personnelles mettrait la recherche pour la bibliothèque en violation de cette législation et de l'anonymat promis au répondant.

Une fois le formulaire de personnalisation soumis via le système de personnalisation, ces informations sont définitives et l'enquête est programmée en conséquence. Avant la soumission, un message est affiché demandant de confirmer si les informations sont correctes et complètes. Des modifications du questionnaire ne sont en principe plus possibles après cela. L'équipe de recherche peut être contactée si des modifications sont encore souhaitées ; l'équipe y donnera suite dans la mesure du possible. Une fois l'enquête portée à la connaissance du public de la bibliothèque et la collecte des réponses commencée, aucune autre modification n'est possible.

Article 14 : Réponse, méthode et résultats

Sentobib fournit un briefing clair décrivant un certain nombre d'options pour promouvoir l'enquête auprès du propre public de la bibliothèque, des anciens visiteurs et des non-visiteurs. Sentobib met également à disposition une variété de matériaux de communication personnalisés. La bibliothèque est libre de choisir parmi ceux-ci et de déployer ces matériaux dans ses propres canaux de communication. Le lien d'enquête personnel et le code QR ainsi que plusieurs logos de la recherche sont mis à disposition. Les matériaux fournis sont adaptés à l'impression, par exemple sous forme de flyers ou d'affiches. Le choix de faire imprimer des matériaux est libre pour le Client, qui supporte les frais d'impression. Les flyers ne peuvent pas être distribués dans l'espace public (en dehors de la bibliothèque) et ne peuvent pas être jetés sur la voie publique.

L'appel à participer à l'enquête est diffusé par la bibliothèque elle-même, avec ou sans l'aide du briefing et des matériaux de communication fournis. Sentobib ne peut garantir que des réponses seront obtenues ni combien de répondants seront atteints. Le nombre de répondants peut être consulté à tout moment sur la page des résultats (tableau de bord). Il n'y a pas de limites au nombre de répondants qu'une bibliothèque peut atteindre ; pour la formule Member gratuite, un maximum de 100 répondants est affiché dans le tableau de bord.

Pour soutenir et encourager davantage la collecte de réponses, Sentobib prévoit des « incentives » pour les répondants. Pour chaque enquête correctement et entièrement complétée, 1 (un) mètre carré de forêt tropicale ou de zone naturelle menacée est sauvegardé via l'organisation reconnue World Land Trust. Un maximum de 1 000 (mille) mètres carrés par bibliothèque participante payante est fixé. Pour la formule gratuite, un maximum de 250 mètres carrés s'applique. De plus, les participants (répondants) à l'enquête ont la chance de gagner l'un des voyages d'une valeur de € 1 000 (mille euros) tirés au sort parmi les participants. Les règles complètes de participation se trouvent sur la page de démarrage de l'enquête pour votre bibliothèque.

À l'issue de la recherche, la bibliothèque participante avec la formule Ambassador payante reçoit un rapport de recherche personnel avec les propres résultats de recherche de la bibliothèque. Ce rapport offre également un benchmarking avec un groupe de bibliothèques comparables à l'intérieur ou à l'extérieur du pays, et avec des résultats nationaux ou internationaux. Aucune garantie ne peut donc être donnée à l'avance concernant la composition des « clusters », les groupes de bibliothèques par rapport auxquels le benchmarking sera possible. Sento n'est pas responsable de la qualité ou de la quantité des réponses des répondants et n'est pas responsable des erreurs. Le Client est responsable de l'interprétation des résultats dans le contexte de sa propre réalité.

Article 15 : Dispositions diverses

Les droits et obligations découlant du présent Accord conclu avec Sento pour le Client ne peuvent pas être transférés à des tiers, en tout ou en partie, sans le consentement écrit préalable de Sento. Si une disposition d'un Accord conclu avec Sento ou son application devient ou est nulle, annulable ou inapplicable pour toute partie ou circonstance, cela n'affecte pas le reste de l'Accord. Les modifications des coordonnées, telles que les adresses, les personnes de contact et les adresses e-mail du Client, doivent être communiquées immédiatement à Sento par le Client. Les fichiers journaux et autres administrations électroniques ou non électroniques de Sento constituent une preuve complète des déclarations de Sento et la version de toute communication (électronique) reçue ou stockée par Sento est réputée authentique, sous réserve de preuve contraire fournie par le Client.

Transfert du service. Sento a le droit de transférer l'Accord, ainsi que les droits et obligations qui en découlent, en tout ou en partie à un tiers - par exemple dans le cadre d'une acquisition, d'une fusion, d'une restructuration ou d'un transfert du projet Sentobib - sans le consentement préalable du Client. Sento informera le Client dans un délai raisonnable.

Arrêt du service. Sento se réserve le droit d'arrêter le service Sentobib en tout ou en partie, sous réserve d'un préavis de trois (3) mois. Dans ce cas, le Client sera informé via l'adresse e-mail fournie. Les montants déjà payés pour la période après l'arrêt effectif seront remboursés au prorata. Le Client peut demander une copie de ses propres données jusqu'à 30 jours calendriers après l'arrêt conformément à l'Article 3.

Article 16 : Droit applicable et juridiction exclusive

Le droit belge s'applique au présent Accord conclu avec Sento. Sauf prescription contraire des règles de droit impératif, tous les litiges découlant de l'Accord seront soumis au tribunal belge compétent de l'arrondissement judiciaire dans lequel Sento est établi.

Annexe A – Aperçu des formules

Tableau tarifaire par habitants (contribution annuelle, TVA excl.)

Facilitateur de l'étude :
Sento Group BV - Jachthoornlaan 22, 2970 Schilde, Belgique
TVA BE0783936281 - IBAN BE35 7350 6047 4737 - BIC KREDBEBB

Publié le 15/01/2026 - © 2026 Sento Group BV