Sentobib – Privacybeleid
Het Privacybeleid is primair opgesteld in het Engels. De Engelse versie is leidend. Voor het gemak van de Klant is dit Privacybeleid vertaald in het Nederlands, Frans, Duits, Spaans en Italiaans. Deze vertaalde versies zijn noch leidend noch bindend; er kunnen geen rechten aan worden ontleend, ook niet bij vertaalfouten.
Dit Privacybeleid beschrijft hoe Sentobib (gefaciliteerd door Sento Group BV, hierna aangeduid als “Sento”) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt op haar websites www.sentobib.eu, www.sentobib.be, www.sentobib.nl, www.sentobib.de, www.sentobib.fr, www.sentobib.it, www.sentobib.es, subdomeinen van deze websites en andere systemen zoals bevragingssystemen (hierna aangeduid als “website”, “websites” of “systemen”).
Door gebruik te maken van de diensten, websites of systemen van Sento, stemt u in met dit privacybeleid en de algemene voorwaarden.
Sento past de volgende basisprincipes toe en houdt zich aan de regelgeving in het kader van de AVG – Algemene Verordening Gegevensbescherming:
- Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt voor het doel waarvoor Sento ze heeft verkregen
- Sento vraagt uitsluitend de noodzakelijke gegevens op
- Sento bewaart de gegevens niet langer dan noodzakelijk
- Sento vraagt uw toestemming wanneer dat noodzakelijk is
- Sento neemt passende maatregelen om de toegang tot de gegevens te beveiligen
- Sento deelt geen persoonsgegevens met andere partijen dan de in deze verklaring genoemde partijen
- Sento respecteert uw rechten met betrekking tot de verstrekte gegevens
Opmerking: De Engelse versie van dit privacybeleid is de leidende versie. Deze vertaling wordt uitsluitend ter informatie verstrekt.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit Privacybeleid is:
Sento Group BV
Jachthoornlaan 22, 2970 Schilde, Belgium
VAT BE0783936281
Email: contact [at] sentobib [dot] eu
Voor vragen of verzoeken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Sento via het bovenstaande e-mailadres.
↑ terug naar boven2. Verzamelde persoonsgegevens
Sento verzamelt persoonsgegevens die u vrijwillig aan Sento verstrekt wanneer u zich registreert voor deelname aan de Sentobib-studie, een betaald abonnement afsluit, de websites of systemen gebruikt, of contact opneemt met Sento. Deze informatie kan onder meer uw naam, voornaam, e-mailadres, organisatiegegevens en andere informatie die u verstrekt omvatten.
Bevragingsantwoorden verzameld van respondenten zijn volledig anoniem en vormen geen persoonsgegevens. Er worden op geen enkel moment vragen gesteld of gegevens verzameld die te herleiden zijn tot de identiteit van een respondent. Nadere details worden verstrekt in afdeling 8 hieronder.
↑ terug naar boven3. Rechtsgrondslag en gebruik van persoonsgegevens
Sento verwerkt persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden op grond van Artikel 6 van de AVG:
| Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|
| Het leveren van de Sentobib-dienst, het aanmaken van uw account, het personaliseren van de bevraging en het verlenen van toegang tot het dashboard | Contractuele noodzaak (Art. 6(1)(b)) |
| Het verzenden van operationele e-mails over de voortgang van de Sentobib-studie en uw deelname | Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) |
| Facturatie en betalingsverwerking voor betaalde abonnementen (Pro, Ambassador) | Contractuele noodzaak (Art. 6(1)(b)) en wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c)) |
| Het bewaren van contactgegevens van klanten na afloop van de Overeenkomst om toekomstige deelname mogelijk te maken en de koppeling met eerder verzamelde onderzoeksgegevens te bewaren, wat longitudinale trendmetingen over edities heen mogelijk maakt | Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) |
| Het plaatsen van niet-essentiële cookies voor analyses (Google Analytics) | Toestemming (Art. 6(1)(a)) |
Sento gebruikt de gegevens die het verzamelt om haar diensten te leveren, abonnementen te verwerken, met u te communiceren en onze websites en systemen correct te laten werken. Sento kan uw gegevens ook gebruiken om u e-mailberichten te sturen over de voortgang van de Sentobib-studie, tenzij u ons verzoekt dit niet te doen. Het is niet mogelijk u af te melden voor de strikt noodzakelijke e-mails die nodig zijn voor de facturatie en afhandeling van de betaling van uw abonnementskosten.
↑ terug naar boven4. Delen van persoonsgegevens en sub-verwerkers
Sento deelt uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de levering van onze diensten of indien Sento daartoe wettelijk verplicht is. De volgende categorieën sub-verwerkers kunnen namens Sento persoonsgegevens verwerken:
- Webhosting: Cloudflare Pages (websitehosting en wereldwijde CDN-infrastructuur; Cloudflare, Inc. is gevestigd in de Verenigde Staten en vertrouwt op het EU-VS Gegevensprivacyraamwerk en Standaardcontractbepalingen voor gegevensoverdrachten)
- Bevragingsplatform: LimeSurvey (bevragingssysteem, gehost binnen de Europese Unie)
- Cloudinfrastructuur: Supabase / AWS (serverinfrastructuur binnen de Europese Unie)
- E-mail: Google Workspace / Gmail (operationele en facturatiecommunicatie)
- Analyses: Google Analytics (geanonimiseerde websitegebruiksstatistieken)
Betalingen voor betaalde abonnementen (Pro, Ambassador) worden verwerkt via handmatige bankoverschrijving. Er is geen externe betalingsprovider betrokken.
Geanonimiseerde en geaggregeerde onderzoeksgegevens kunnen worden gedeeld met universitaire partners en sectororganisaties voor wetenschappelijke analyse, overeenkomstig Artikel 12 van de Algemene Voorwaarden. Deze gegevens zijn ontdaan van alle koppelingen naar individuele bibliotheken en bevatten geen persoonsgegevens.
↑ terug naar boven5. Beveiliging, internationale doorgiften en bewaartermijnen
Beveiliging. Sento neemt de nodige maatregelen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen verlies, diefstal, misbruik, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking. Sento gebruikt beveiligde servers en encryptietechnologie om uw gegevens te beschermen. De gegevens over de bibliotheek, de contactpersoon en de verzamelde onderzoeksgegevens worden opgeslagen op servers in Europa, beveiligd met adequate en standaardbeveiligingsmaatregelen en regelmatig gebackupt.
Internationale doorgiften. De Sentobib-website wordt gehost via Cloudflare Pages. Cloudflare, Inc. is gevestigd in de Verenigde Staten en levert content via een wereldwijd CDN-netwerk. Cloudflare vertrouwt op het EU-VS Gegevensprivacyraamwerk en Standaardcontractbepalingen (SCC's) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie. Sento maakt ook gebruik van Google-diensten (Google Workspace voor e-mail, Google Analytics voor websitestatistieken); Google LLC vertrouwt eveneens op deze kaders voor transatlantische overdrachten. De bevragingssystemen en de verzamelde onderzoeksgegevens worden gehost door serverbedrijven binnen de Europese Unie.
Bewaartermijnen. Bevragingsantwoorden zijn volledig anoniem en vormen geen persoonsgegevens; de bewaarlimieten op grond van de AVG zijn niet van toepassing op deze gegevens. Contactgegevens van klanten (naam, voornaam, e-mailadres) worden bewaard gedurende maximaal 20 jaar na afloop van de Overeenkomst, om toekomstige deelname mogelijk te maken en de koppeling met eerder verzamelde onderzoeksgegevens te bewaren, wat longitudinale trendmetingen over edities heen mogelijk maakt in het kader van dit wetenschappelijk onderzoeksprogramma. Deze bewaartermijn weerspiegelt het langetermijnkarakter van bibliotheekpubliek-onderzoek dat wordt uitgevoerd in samenwerking met universitaire partners. Facturatiegegevens worden 7 jaar bewaard overeenkomstig de Belgische boekhoudwetgeving. Klanten kunnen te allen tijde verzoeken om verwijdering van hun contactgegevens overeenkomstig afdeling 6; in dat geval gaat de koppeling met historische onderzoeksgegevens permanent verloren.
↑ terug naar boven6. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage: u kunt verzoeken te weten te komen welke persoonsgegevens Sento over u bezit.
- Recht op rectificatie: u kunt verzoeken onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
- Recht op wissing: u kunt verzoeken uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Als uw gegevens worden verwijderd, gaat de koppeling met historische onderzoeksgegevens voor uw bibliotheek permanent verloren.
- Recht op beperking van de verwerking: u kunt verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden te beperken.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u kunt een kopie van uw persoonsgegevens opvragen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang.
Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u Sento een e-mail via contact [at] sentobib [dot] eu. Sento zal u vragen zich voldoende te identificeren alvorens uw verzoek te verwerken. Sento zal binnen 30 dagen op uw verzoek reageren.
Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
↑ terug naar boven7. Cookies
De websites gebruiken cookies om uw voorkeuren te onthouden, de websites correct te laten werken en uw gebruik van onze website te analyseren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst wanneer u de websites bezoekt.
| Type | Doel | Duur | Toestemming vereist |
|---|---|---|---|
| Essentieel | Vereist voor de goede werking van de website (bijv. sessiebeheer, inloggen) | Sessie / tot 12 maanden | Nee |
| Analytisch | Google Analytics - meet websitegebruik en -prestaties om de dienst te verbeteren | Tot 24 maanden | Ja |
| Derde partijen | Geplaatst door ingebedde diensten (bijv. Cloudflare voor hosting en botbeveiliging, Google/YouTube voor ingebedde video's en lettertypen) voor functionaliteit en analyses | Varieert per aanbieder | Ja |
U kunt uw browserinstellingen wijzigen om cookies te weigeren, maar dit kan voorkomen dat u alle functies van de website kunt gebruiken. Niet-essentiële cookies worden uitsluitend geplaatst nadat u uw toestemming heeft gegeven.
↑ terug naar boven8. Gegevens van respondenten
Tijdens de Sentobib-studie geven personen hun mening via de bevragingen die de kern vormen van het Sentobib-onderzoek. Er worden op geen enkel moment persoonsgegevens gevraagd van deze respondenten die te herleiden zijn tot de identiteit van de respondent. Dit garandeert enerzijds dat respondenten volledig anoniem hun mening kunnen geven, en anderzijds dat de aanpak en methode van het onderzoek in lijn zijn met de AVG-wetgeving. Het is de Klanten (bibliotheken) die deelnemen aan de studie niet toegestaan persoonsgegevens op te vragen wanneer zij ervoor kiezen eigen vragen toe te voegen aan het onderzoek. De gedetailleerde informatie over de gegevens van respondenten vindt u hier:
Privacy- en wedstrijdvoorwaarden voor respondenten (Sentobib)
Algemene voorwaarden Sentobib
9. Wijzigingen
Sento kan dit Privacybeleid op elk moment wijzigen. Eventuele wijzigingen worden gepubliceerd op de websites. Wij raden u aan dit privacybeleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.
↑ terug naar boven